FAQ – Často kladené otázky – “Mám projekt”

Aktivity sa musia sa uskutočniť v krajinách zapojených organizácií v projekte, v tomto prípade v krajinách Nemecko, Poľsko alebo Slovensko. Z Česka partnera nemáte, takže tam sa aktivita konať nemôže.

Vzor nemáme k dispozícii. Môžete sa však inšpirovať odporúčaniami v Prílohe 3 Príručky k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025. Dohody o partnerstve sú povinné.

Logá máme k dispozícii na stránke programu Erasmus+: Mám projekt a v dokumente Ako komunikovať o vašom projekte. Viac informácií nájdete tu: Communicating and raising EU visibility (europa.eu). Rovnako dôležité je uvádzať na textových výstupoch projektu aj vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti: „Financované Európskou úniou. Vyjadrené názory a postoje sú len názormi a vyhláseniami autora (-ov) a nemusia nevyhnutne odrážať názory a stanoviská Európskej únie alebo SAAIC. Európska únia ani SAAIC za ne nenesú zodpovednosť.“

Môžete, ale subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné. Zároveň by mali byť finančne efektívne a nesmie pri nich vzniknúť „konflikt záujmov“. Ako príklad uvádzame: tlač, preklady, tvorba webovej stránky a pod.

Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v Dohode o grante a tiež v jej Prílohe 2.

Správu o pokroku podávajú len tí držitelia projektov KA210, ktorých trvanie je viac ako 18 mesiacov. Termín máte vyznačený v Dohode o grante. Podávate ju cez nástroj Beneficiary Module. Jej cieľom je oboznámiť národnú agentúru s priebehom vášho projektu, tiež o tom, či sa aktivity projektu realizujú podľa plánu, na základe čoho národná agentúra posúdi, či nie je ohrozená kvalita projektu a jeho výstupov.   

Máte k dispozícii platformu Európskej komisie, na ktorej sú informácie a výsledky projektov realizovaných v rámci programu Erasmus+: Platforma pre výsledky projektov programu Erasmus+. Najneskôr pri podávaní záverečnej správy ste povinní na túto platformu uložiť výsledky vášho projektu.

Je potrebné vyčerpať celú sumu jednorazovej platby z projektu. Ak by Vám zvýšili financie, viete ich využiť na disemináciu projektu.

Výmenu partnera musí schváliť národná agentúra, preto sa obráťte sa na vášho projektového manažéra. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera. V žiadosti uveďte dôvod zmeny partnera a údaje nového partnera (názov a adresa organizácie, prípadne OID). Žiadosť musí byť podpísaná vaším štatutárnym zástupcom, poslať ju môžete aj naskenovanú mailom. Ak bude schválená, budete musieť podpísať dodatok k Dohode o grante s uvedenými zmenami.

V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty).

Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť  dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.

Ako potvrdenie realizácie aktivity v rámci projektu KA210 sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia.

V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.

Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.

K žiadostiam o zmenu rozpočtu sa pristupuje individuálne. V prípade, že takúto zmenu zvažujete, kontaktujte svojho projektového manažéra v Národnej agentúre. Národná agentúra následne posúdi, či si plánovaná zmena vyžaduje dodatok k Dohode o grante.

V súlade s článkom 39 dohody o grante, výmena partnera podlieha schváleniu národnou agentúrou. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera so zdôvodnením, s podpisom štatutára a identifikáciou nového partnera (názov a adresa organizácie, OID) – stačí sken mailom. Následne vás projektový manažér usmerní, ako ďalej postupovať.
V prípade schválenia žiadosti je potrebné podpísať dodatok k dohode o grante, kde budú všetky zmeny popísané.

 V rámci projektov KA220 (jednorázové platby) v dohode o grante nie sú zahrnuté ustanovenia týkajúce sa výmenných kurzov. V tejto súvislosti je prijímateľ povinný postupovať v súlade s platnou národnou legislatívou a internými smernicami svojej organizácie.

Rozpočtové zmeny medzi balíkmi vopred konzultujte so svojim projektovým manažérom. V zásade platí, že v rámci balíka je možné medzi aktivitami presúvať finančné prostriedky bez dodatku. Dodatok sa vyžaduje najmä, keď chcete presúvať finančné prostriedky medzi balíkmi alebo sa zásadne mení charakter aktivít v pracovných balíkoch, prípadne sa mení rozloženie grantu v rámci partnerstva.

V súlade s národnou legislatívou musí prijímateľ viesť účtovníctvo a uchovávať potrebné podklady/záznamy/výkazy a podporné dokumenty, ktoré potvrdzujú zrealizovanie projektových aktivít a dosiahnutých výsledkov. Všetky podklady musia byť k dispozícii na vyžiadanie národnou agentúrou.

Áno, avšak subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné, musia byť finančne efektívne. Jedná sa o náklady na dodávky a služby, ktoré svojimi vlastnými kapacitami nedokáže prijímateľ realizovať, a preto ich musí objednať u subdodávateľa (subkontrahovať). Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v dohode o grante a tiež v jej prílohe 2.

Podľa Prílohy č. II k Dohode o grante – Osobitné pravidlá, v článku 6.4. národná agentúra zníži konečnú výšku grantu:

– 10 %, ak záverečná správa získa 55 až 69 bodov,
− 40 %, ak záverečná správa získa 40 až 54 bodov,
− 70 %, ak záverečná správa získa 10 až 39 bodov.
− 100 %, ak záverečná správa získa 0 až 9 bodov.

Ak daný projekt získa celkovo 70 bodov, ale bodové hodnotenie jedného alebo viacerých pracovných balíkov je nižšie ako 70, zníženie grantu sa uplatní len na uvedené pracovné balíky, a to v rovnakom rozsahu, ako sa uvádza vyššie. Ak sa plánovaný pracovný balík nevykoná a včas ho nenahradí iný pracovný balík rovnocenný z hľadiska pridelených finančných prostriedkov a aktivít, národná agentúra zníži grant o sumu vyčlenenú na tento pracovný balík.

V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu pracovných balíkov/ projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa pracovné balíky/ projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty). Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.

Ako potvrdenie realizácie pracovných balíkov/aktivít v rámci projektu KA220 (jednorázové platby) sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia. V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.
Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.